Smlouva o zpracování osobních údajů pro obchodní partnery – správce a zpracovatel
Náhled smlouvy
Smlouva o zpracování osobních údajů
Dále jen „Smlouva“
Název odběratele:
Se sídlem:
IČ:
Zapsaná:
Zastoupená:
Dále jen „Správce“
Název velkoobchodu:
Se sídlem:
IČ:
Zapsaná:
Zastoupená:
Dále jen „zpracovatel“
I.Definice pojmů a postavení Stran
1.1.Níže uvedené pojmy používané v této Smlouvě o zpracování s velkými počátečními písmeny budou mít přiřazeny následující význam, pokud z této Smlouvy o zpracování nebo z jejího kontextu nevyplývá něco jiného:
„Osobní údaj“ znamená veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor;
„ÚOOÚ“ znamená Úřad pro ochranu osobních údajů podle Zákona;
„Zákon“ znamená zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, případně jiný právní předpis, který ho nahradí nebo doplní;
„Nařízení“ znamená Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679
„Zpracování osobních údajů“ znamená jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení;
„Správce“ je právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů;
„Zpracovatel“ je fyzická nebo právnická osoba, který zpracovává osobní údaje pro správce.
1.2.Správce určuje účel a prostředky zpracování Osobních údajů, provádí jejich zpracování a odpovídá za něj. Správce je oprávněn pověřit zpracováním Osobních údajů jiný subjekt jakožto Zpracovatele.
1.3.Zpracovatel zpracovává osobní údaje Subjektů údajů na základě pověření Správce.
1.4.Zpracovatel provádí pro Správce a jeho zákazníky dodávky objednaného zboží a záruční nebo pozáruční servis výrobků (dále jen „Hlavní vztah“).
II.Předmět smlouvy
Správce touto Smlouvou o zpracování pověřuje Zpracovatele zpracováním Osobních údajů za podmínek sjednaných v této Smlouvě o zpracování a Zpracovatel se zavazuje na základě pověření Správce v souladu se Zákona, Nařízením a touto Smlouvou o zpracování provádět zpracování Osobních údajů prostředky, způsobem, v rozsahu, po dobu a za účelem, jak je dohodnuto níže.
III.Zpracování Osobních údajů
3.1.Ke zpracování Osobních údajů bude ze strany Zpracovatele docházet výlučně za účelem plnění povinností z Hlavního vztahu, tedy k dodávkám objednaného zboží a provádění záručního nebo pozáručního servisu výrobků.
3.2.Zpracovatel bude zpracovávat Osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro plnění svých povinností z Hlavní smlouvy.
3.3.Kategorie osobních údajů: předmětem zpracování budou identifikační údaje subjektu údajů.
3.4.Kategorie subjektů údajů: zaměstnanci, zákazníci.
3.5.Typ osobních údajů: nebudou zpracovávány citlivé osobní údaje, ani osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů.
3.6.Zpracovatel bude Osobní údaje zpracovávat po dobu trvání Hlavního vztahu. Jakmile pomine účel, pro který byly Osobní údaje zpracovávány nebo bude tato Smlouva ukončena, Zpracovatel jednotlivé Osobní údaje podle pokynů Správce buď zlikviduje, učiní je anonymními tak, aby podle těchto údajů nemohl být určen konkrétní Subjekt údajů, nebo je předá Správci.
IV.Práva a povinnosti Stran
4.1.Zpracovatel je povinen zpracovávat Osobní údaje pouze v rozsahu, za účelem, prostředky, způsoby, po dobu a při dodržování bezpečnostních záruk sjednaných v této Smlouvě o zpracování. Přitom nesmí porušit žádnou povinnost uloženou Zákonem či Nařízením.
4.2.Zpracovatel je povinen se při zpracování Osobních údajů řídit pokyny Správce. Zpracovatel je v případě nevhodnosti udělených pokynů povinen na tuto skutečnost neprodleně upozornit Správce a takové pokyny neplnit.
4.3.Zpracovatel je povinen dbát na to, aby žádný ze Subjektů údajů neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, soukromého a osobního života Subjektů údajů.
4.4.Zpracovatel je povinen informovat Správce o jakémkoli případu porušení zabezpečení osobních údajů, a to do 72 hodin od okamžiku, kdy se Zpracovatel o takovém porušení dověděl.
4.5.Osoby, které jsou oprávněné nakládat s Osobními údaji jsou povinny zachovávat mlčenlivost. Zpracovatel přijme taková opatření, aby zabezpečil, že všichni jeho pracovníci, kteří přijdou do styku s Osobními údaji, budou vázáni povinností mlčenlivosti.
4.6.Zpracovatel je oprávněn zapojit do zpracování žádného dalšího zpracovatele, je ovšem povinen o této skutečnosti vyrozumět Správce bez zbytečného odkladu. Zpracovatel se zavazuje, že využije jen takového Zpracovatele, který bude zpracovávat osobní údaje v souladu s touto Smlouvou, Nařízením a Zákonem.
4.7.Zpracovatel se zavazuje být správci nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění správcovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v kapitole III Nařízení.
4.8.Zpracovatel se zavazuje být správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 Nařízení, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici.
V.Záruky Zpracovatele
5.1.Zpracovatel se zavazuje přijmout a dodržovat taková technická a organizační opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Osobním údajům, k jejich neoprávněné změně, zničení, ztrátě, zpracování či zneužití. V této souvislosti se Zpracovatel zejména zavazuje, že přijme a bude dodržovat následující organizační a technická opatření:
5.1.1.přístup k Osobním údajům zpracovávaným na základě této Smlouvy o zpracování a používání systému pro automatizovaná zpracování Osobních údajů umožní pouze kompetentním osobám, které budou mít přístup k Osobním údajům na základě zvláštních uživatelských oprávnění;
5.1.2.bude používat odpovídající technické zařízení a programové vybavení způsobem, který vyloučí neoprávněný či nahodilý přístup k Osobním údajům;
5.1.3.Osobní údaje v elektronické podobě bude uchovávat na bezpečných serverech nebo na zabezpečených nosičích dat, ke kterým budu mít přístup pouze kompetentní osoby;
5.1.4.Osobní údaje v elektronické podobě bude pravidelně zálohovat;
5.1.5.dálkový přenos Osobních údajů bude probíhat pouze prostřednictvím veřejně nepřístupné sítě nebo prostřednictvím zabezpečeného přenosu po veřejných sítích;
5.1.6.Osobní údaje na fyzických nosičích bude uchovávat v náležitě zabezpečených objektech a místnostech.
5.1.7.Zajistí integritu a nenarušenost osobních údajů, aby nedošlo k pozměnění osobních údajů
5.1.8.Pokud zpracovává osobní údaje více správců, zajistí, že osobní údaje budou uchovávány oddělení od osobních údajů jiných správců
5.1.9.Dodržovat Nařízení, zejména čl. 32 a splňovat veškeré podmínky dle Nařízení
5.2.Zpracovatel je povinen v souladu se Zákonem a Nařízením v dostatečném rozsahu dokumentovat technicko-organizační opatření přijatá a provedená k zajištění ochrany Osobních údajů.
5.3.Zpracovatel se zavazuje poskytovat Správci veškerou potřebnou součinnost při plnění povinností stanovených Zákonem a Nařízení. Zpracovatel je povinen Správci doložit, že je schopen plnit své povinnosti stanovené touto Smlouvou o zpracování osobních údajů nebo Zákonem či Nařízením.
VI.Společná a závěrečná ustanovení
6.1.Tato Smlouva o zpracování nabývá platnosti a účinnosti okamžikem podpisu oběma Stranami. Tato smlouva se uzavírá na dobu platnosti a účinnosti Hlavního vztahu.
6.2.Strany se zavazují poskytovat si při plnění této Smlouvy o zpracování nezbytnou součinnost a předávat si navzájem informace potřebné k řádnému plnění svých povinností podle této Smlouvy o zpracování a podle Smlouvy.
6.3.Jakékoliv změny této Smlouvy o zpracování mohou být učiněny pouze v písemné formě a s úplným souhlasem obou Stran. Toto ustanovení se netýká případných pokynů Správce, které mohou být učiněny ústně nebo prostřednictvím e-mailové zprávy
Zpracovatel Správce